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Scansnapとevernoteでさっさと電子管理した方がいい書類5選

更新日:

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みなさん書類ってどうしてますか?

銀行やら会社やらいろんなとこからもらってなんかよくわからないけどいるかもしれないから置いておく。みたいなことしてませんか?

いやー時代はもうペーパレスですよ。

邪魔なものはさっさとスキャンしてシュレッダーかけちゃいましょう。

僕はモバイル版のスキャナーであるScansnap ix100をかれこれ1年くらい使用して手に入れた書類をゴリゴリペーパレス化を進めております。

僕はもう紙は全部スキャンして捨てたらいいんじゃないかなともいますが特に電子管理化を進めるべきと思う書類を5つピックアップしました。

名刺

これはほんとやった方がいいですよ。

名刺入れとか管理がめんどくさくないですか?

持ち歩かなきゃならなかったり紛失して探し回ったり。

もうこれからはevernoteに名刺フォルダを作って片っ端から放り込んでスマホから確認しましょう。

scansnapはOCR機能(文字読み取り)があるので名前とかで検索できるし、フォルダの中で会社名とかでタグ分けするとソートも簡単ですよ。

会社の健康診断

みなさん健康診断の書類どうしてますか?

多分普通の会社なら年に一回診断を受けてると思うんですが。

ほとんどの人は「あー、去年より悪くなってるかもー」みたいな感じで捨ててるんじゃないでしょうか。

勿体無いので捨てる前にせっかくなのでこれもスキャンしておいておきましょう。

なければないで困りませんがあったらあったで昔のデータが参照できて便利ですよ?

僕はスキャンするようになって健康診断のたびに2〜3年前のとかと比べたりするようになりました。

やはり健康管理に過去データは必須ですね。

銀行、株式口座など口座情報

ありますよね。

口座が開設されました。

この書類は大切に保管してください。

みたいなの。

こういうのは基本自分が困らないためのものでどこかに提出する必要のないものが多いので保管する必要なし!

とっととスキャンして破棄。データ管理してしまいましょう。

資格、検定試験の合格書など

これはまああんまり捨てない方がいい書類なんだけど就職活動とかで資格欄埋める際に大体探し回る羽目になります。

あれ?俺、英検いつとったんだっけ?

みたいに。

これもスキャンしてevernote管理しておけばすぐに参照できるので便利ですよ。

原本はスキャンしたあと適当にしまっておけばOKです。最悪見つからなくてもいいぐらいです。捨てない方がいいけど原本を活用する機会はそうありませんし。

年賀状

僕は昔これ年賀状って捨てちゃっていいのかなと思いながら古いものもかなり長く保管していました。

でも何度考えてもいらないものはいらないし、年賀状自体が終わりゆく文化だと思うのでこれもスキャンして全てシュレッダーにかけてしまいました。

せめてデータ管理していつでも参照できるようにしておけば出してくれた人への義理も果たせるでしょ、と勝手に思ってます。

 

フォルダ分けだけしておけばこの書類どーしよーとか考えないでとりあえずスキャン→廃棄と思考停止できるので面倒くさがりの人ほどぜひやってみてください。

きっとスキャナー購入費用分の満足は得られると思います。

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